Autor: Linda Light | 26 de abril de 2024

NOTA: Beacon y sus filiales no brindan asesoramiento impositivo, jurídico o contable. Este material se preparó solo para fines informativos y no pretende proporcionar asesoramiento impositivo, jurídico o contable, ni se debe tomar como tal. Debe consultar a sus asesores impositivos, jurídicos y contables antes de tomar una decisión que se base en esta información.

Cuando llega la temporada de impuestos, es probable que los propietarios de empresas de techado busquen el formulario impositivo para contratistas independientes que necesitan para declarar sus ingresos ante el IRS o para declarar los pagos realizados al contratista que contrataron. Para los propietarios de pequeñas empresas, el documento más relevante es el Formulario 1099-NEC, que, probablemente, sea el formulario correcto para usted y su empresa o para un contratista independiente que haya contratado para que realice un trabajo determinado.

Use el Formulario 1099-NEC cuando haya pagado $600 o más a un contratista independiente durante el plazo de un año. El IRS usa este formulario para verificar los niveles de ingresos y de impuestos federales sobre la renta de forma separada.

Empleado vs. Contratista independiente

Un contratista independiente es una persona que usted contrata para que realice un proyecto específico. No es un empleado por hora o remunerado a tiempo completo.

En general, los trabajadores que usted contrata no son contratistas independientes, si estos prestan servicios que puede controlar un empleador (qué se hará y cómo se hará). El IRS describe el estado de un empleado y un contratista independiente en más detalle.

A veces, una empresa pequeña debe presentar el formulario como un contratista independiente, si cumple con los requisitos. Se debe completar el formulario impositivo para contratista independiente como parte del proceso de declaración de impuestos para empresa unipersonal o asociaciones, pero no para corporaciones C o S.

Por ejemplo, si contrata a un soldador que trabaja como empresa unipersonal y le paga $1,000 durante el transcurso de un año por su trabajo, le enviará un Formulario 1099-NEC al momento de pagar los impuestos sobre la renta. Sin embargo, si a esta persona le pagó $450 durante el transcurso de un año, no es necesario que le envíe un formulario impositivo para contratista independiente.

Si contrata a una empresa llamada Roofers, Inc. (“Inc.”, por lo general, se usa para las corporaciones), ya sea que haya pagado $450 o $1,000 durante el transcurso de un año, no debe presentar el Formulario 1099-NEC, dado que la empresa es una corporación y no un contratista independiente.

Presentación del Formulario 1099-NEC para contratistas independientes

La información que se necesita para completar un Formulario 1099 para cada contratista independiente incluye:

• El importe total que le pagó a esa persona o empresa durante el año fiscal.
• Su denominación y domicilio legales.
• Su número de identificación como contribuyente.

Puede encontrar esta información en el Formulario W-9, que debería tener archivado para cada contratista.

El ejemplar A del Formulario 1099-NEC se envía al IRS el 31 de enero, ya sea que lo presente de forma electrónica o por correo. El ejemplar B se envía al contratista independiente antes del 31 de enero. Si presenta un formulario físico del ejemplar A al IRS, también deberá adjuntar el Formulario 1096.

Consúltele a su contador o asesor impositivo si debe enviar los Formularios 1099 al estado o si no está seguro de cuál es su estado de presentación de impuestos o cuáles son las fechas límite.

Presentación en línea de los formularios impositivos para contratistas independientes

Puede enviarle de forma electrónica el ejemplar A al IRS a través del Sistema para la presentación de la declaración de impuestos de forma electrónica (FIRE) del IRS. Debe seguir las reglas y pautas del IRS, como el uso de software compatible con el formato correcto de los formularios (el IRS no acepta archivos PDF o escaneos). El sistema FIRE también exige el uso de un código de control del transmisor (TCC), que se puede solicitar al IRS completando el Formulario 4419.

Respecto al ejemplar B, que se envía al contratista independiente, puede enviarlo por correo electrónico, siempre y cuando haya obtenido el consentimiento para hacerlo. Pídale autorización para enviar correos electrónicos de manera se demuestre que el contratista puede recibir el formulario de forma electrónica (por ejemplo: para enviar por correo electrónico, comuníquese con el contratista por correo electrónico siguiendo las reglas del IRS).

La mayor preocupación en materia de seguridad son los estafadores que se hacen pasar por el IRS. Debe saber que el IRS no se comunica con los contribuyentes por correo electrónico, mensajes de texto o redes sociales para solicitar información personal o financiera, solo por correo.

¿Usted es contratista independiente?

Si es contratista independiente, entonces no debe completar y enviar el Formulario 1099-NEC: simplemente recibirá el formulario durante el período en que se pagan los impuestos sobre la renta y lo usará para declarar sus ingresos. Solo tiene la responsabilidad de presentar esos formularios si contrató a un contratista y le pagó más de $600 en el año. Siempre debe realizar el pago la persona que completó el formulario.

Si contrata a un contratista independiente a través de un tercero (o si a usted lo contrata un tercero), esa empresa debe presentar los formularios impositivos para contratistas independientes.

Sin embargo, independientemente de que reciba un Formulario 1099 o no, tiene que declarar todos sus ingresos en sus impuestos sobre la renta.