El proceso de inspección de la OSHA: Lo que necesita saber

Autor: Linda Light | 12 de diciembre de 2023

El proceso de inspección de la OSHA es abrumador para muchos propietarios de empresas de techado. Incluso si está seguro de que su empresa sigue todos los protocolos de seguridad adecuados, una inspección puede tomarlo por sorpresa.

El primer paso para sobrevivir a una auditoría es planificar lo que hará en caso de que ocurra, lo que incluye determinar quién debe participar y cuál es el proceso.

Por qué las inspecciones de la OSHA pueden darse sin previo aviso

La OSHA rara vez avisa con antelación de una inspección. Tanto es así que es un delito que un empleado de la OSHA dé aviso previo no autorizado de una inspección; en ese sentido, casi todas las inspecciones son una “sorpresa”.

Pero la OSHA notificará por adelantado a los empleadores sobre la inspección en estos cuatro casos:

• En casos de peligro inminente aparente, para intentar que la gerencia solucione el problema de inmediato.
• Cuando la inspección deba realizarse después del horario comercial habitual o cuando se requieran preparativos especiales.
• Si no es probable que los representantes de la gerencia y de los trabajadores estén en el lugar a menos que hayan recibido un aviso previo.
• En otras circunstancias en las que el director de área de la OSHA considere que de esa manera la inspección sería más completa.

Los tres pasos del proceso de inspección de la OSHA

Si bien cuándo ocurre puede ser una sorpresa, la estructura de una inspección de la OSHA es siempre la misma. Por lo general, incluye tres pasos principales.

Paso 1: Reunión inicial

Esta es una conversación en la que el oficial de cumplimiento de la OSHA explicará por qué se está llevando a cabo la inspección, el alcance de la investigación y si se trata de una inspección integral o parcial.

El inspector debe explicar qué elementos están programados para su revisión. Es posible que le solicite que proporcione:

• Todos los programas en uso por escrito.
• Todos los registros de capacitación.
• Cinco años de registros OSHA 300 (informes de lesiones y enfermedades).

Este también es el momento de asegurarse de que conoce el motivo de la inspección. ¿Es por un peligro inminente (como peligros de caída sin protección), una fatalidad relacionada con el trabajo o una queja? ¿Es una inspección dirigida o con énfasis especial?

Paso 2: Recorrido

A continuación, el inspector recorrerá el lugar de trabajo para observar las condiciones y los procesos que se llevan a cabo. El inspector de la OSHA verificará los peligros de seguridad o para la salud específicos que motivaron la visita; sin embargo, podría decidir verificar otros peligros o ampliar la inspección para cubrir todo el lugar de trabajo, si las condiciones lo ameritan.

El recorrido debe incluir a un representante del empleador y de los empleados de su empresa.

El inspector:

• Puede usar equipos para medir ruido, polvo, humo u otras exposiciones peligrosas.
• Puede solicitar entrevistar a los empleados sobre las medidas de seguridad involucradas en el trabajo que realizan. Si el oficial de cumplimiento solicita hablar con el personal no administrativo, usted puede explicarles a sus empleados que tienen derecho a hablar con el oficial de cumplimiento en privado, pueden solicitarle a usted, como empleador, que esté presente durante la entrevista o pueden negarse a hablar con el oficial de cumplimiento.
• Debería señalarle las infracciones aparentes en el momento en que se documentan.
• Puede revisar los informes de lesiones y enfermedades de su empresa.

Si las personas que acompañan al inspector no entienden lo que se está haciendo, tienen permitido preguntar. Además, tome siempre buenas notas; la información recopilada durante la inspección puede usarse para respaldar las citaciones.

Paso 3: Reunión final

Este es el momento en que el inspector de la OSHA analiza sus hallazgos con usted, incluidas las condiciones inseguras observadas, las infracciones aparentes y las formas de corregir los peligros. Los inspectores también deben brindarle una perspectiva resumida de sus hallazgos.

Para enviar una citación válida, la OSHA debe demostrar tanto la infracción como la viabilidad de la subsanación. La OSHA debe completar su inspección y emitir citaciones formales, si las hubiera, dentro de los seis meses posteriores al cierre de una inspección. La reunión inicial, el recorrido y la reunión final pueden durar unas horas o varios días, dependiendo de la cantidad de peligros, el tamaño del lugar de trabajo y demás factores.

Consejos para una inspección de la OSHA

Lo más importante para prepararse para las visitas de la OSHA es desarrollar e implementar un enfoque sistemático para gestionar eficazmente la seguridad y la salud generales dentro de su organización. No espere a que comience una inspección, ponga a prueba su programa y brinde capacitación a sus supervisores y personal administrativo sobre qué hacer si un oficial de cumplimiento de la OSHA se presenta en su lugar de trabajo. Capacite a todos los empleados sobre sus políticas y conserve registros de capacitación por escrito.

Si un inspector se presenta en su sitio de trabajo, estos son algunos consejos que le ayudarán a abordar una inspección de la OSHA:

• Si está disponible, consulte con su asesor legal antes de autorizar a un oficial de cumplimiento a inspeccionar su sitio de trabajo.
• Solicite la identificación del inspector de la OSHA y haga una copia de esta. Esto garantiza que está tratando con un funcionario gubernamental legítimo y no con una potencia estafa o fraude a su empresa.
• Usted tiene derecho a preguntar el motivo de la inspección (peligro inminente, fatalidad, queja, dirigida, énfasis especial).
• Disponga de un lugar ordenado, limpio y tranquilo para las reuniones, preferiblemente una sala de conferencias en la parte de adelante del edificio, si tiene una.
• Si tiene un profesional de seguridad en su personal, pídale al oficial de cumplimiento que espere a que llegue al sitio de trabajo o llámelo para que participe por teléfono. Si no tiene un profesional de seguridad disponible, intente que un supervisor con experiencia le ayude como punto de contacto principal para su organización.
• Identifique a los oficiales de cumplimiento y tenga miembros de la gerencia presentes.
• Acompañe siempre al inspector de la OSHA durante toda la inspección.
• El hecho de cooperar no significa que usted deba ofrecer información que podría usarse en su contra más adelante.
• Siga los mismos pasos que el inspector de la OSHA. Tome las mismas fotografías y observe quiénes están siendo entrevistados. Después de la visita, hable con ellos y tome sus propias notas de los empleados que fueron entrevistados por el oficial de cumplimiento.
• Tome notas para recordar todo con precisión. Una inspección puede ser compleja o caótica.
• Si recibe una citación y multas, tenga en cuenta que usted tiene derechos de apelación para solicitar una modificación de la corrección de los problemas, tener una reunión informal o presentar un aviso de impugnación por escrito.