Consejos y herramientas para administrar mejor el empleo de temporada
Administrar el empleo estacional es un acto de equilibrio para la mayoría de los contratistas de techado. Equivocarse con ese equilibrio durante la temporada alta puede dañar su cartera desde una perspectiva laboral.
Asegurarse de tener personal óptimo disponible, con las habilidades adecuadas y en el momento correcto, puede ser abrumador. Afortunadamente, hay estrategias y herramientas disponibles que pueden hacer de todo, desde asignar empleados a sitios de trabajo hasta organizar el pago de salarios.
A menudo, aquí es donde entra en juego la tecnología. Sin embargo, las ofertas de software como When to Work o Salesforce son simplemente herramientas, y no son soluciones completas por sí mismas para los desafíos laborales estacionales. También es importante tener en cuenta que los gastos tecnológicos no son una inversión por única vez. En realidad, la tecnología funciona más como el gasto de un vehículo: al igual que un camión gastado o que necesita una nueva transmisión, usted tendrá que actualizar su software en algunos años. Algunos programas ofrecen actualizaciones gratuitas, mientras que otros no lo hacen; así que asegúrese de investigar por adelantado.
Antes de buscar una solución, los contratistas primero deben examinar con detenimiento sus operaciones y preguntarse: “¿Cómo podemos administrar mejor el empleo estacional?”. Tómese el tiempo necesario para comprender sus procesos empresariales antes de intentar solucionarlos: la tecnología no puede resolver un mal flujo de trabajo.
Uso de sistemas de gestión en línea y software de programación
El software de programación es una herramienta que los propietarios de pequeñas empresas usan para administrar a los empleados estacionales. Algunos contratistas pueden pensar que la solución más fácil es simplemente crear una hoja de cálculo de Excel para los empleados estacionales. Simplemente se actualiza una vez por semana, se imprime, se cuelga y ¡listo!
Sin embargo, un programa de software de programación dedicado ofrece características adicionales que son clave para administrar a los empleados estacionales, por ejemplo:
- Notificaciones que recuerdan a los empleados que es hora de ponerse a trabajar.
- Notificaciones que indican a los empleados que hay un nuevo cronograma.
- Actualizaciones en tiempo real que muestran cambios o cancelaciones de turnos.
Programar a todos en el mismo sistema crea un registro por escrito de la actividad de los empleados que puede resultar útil más tarde si alguna vez se audita el negocio. En el futuro, si alguien necesita saber quién trabajó en un día determinado, en un turno determinado, usted no tendrá que revisar cronogramas hechos a mano o registros digitales para obtener una respuesta.
En general, cuantas más funciones y complementos ponga la empresa de software en el sistema, más complejo y costoso será. Decida qué datos necesita para administrar a los empleados estacionales y busque esas características en los diferentes programas.
En lugar de buscar software de gestión de personal por Internet, use un sitio como GetApp que comparta las opiniones de los usuarios sobre varios paquetes de software.
Aumentar la eficiencia de la oficina
Un objetivo importante es aumentar la eficiencia de su oficina para que, cuando se incremente el número de empleados estacionales, no generen ninguna presión indebida sobre usted o su personal administrativo. La tecnología puede ayudar a aliviar este problema.
Los programas en línea para eliminar tareas administrativas generalmente se dividen en dos categorías: herramientas bien definidas que se centran en un aspecto del negocio, como el cronograma o el pago de salarios, o paquetes más completos que ofrecen capacidades de amplio alcance.
En esta última categoría, una plataforma de comercio electrónico diseñada específicamente para empresas de techado es Beacon Pro+. Este programa incluye un flujo de trabajo automatizado para pedir materiales de techado, precios en directo, seguimiento de entregas, una conexión con la plataforma de gestión de proyectos JobNimbus y mucho más. Simplificar las tareas recurrentes, como pedir materiales, puede darle más tiempo para trabajar directamente con sus empleados y clientes.
Mejora de las comunicaciones de la oficina al campo
Más allá de lo sofisticados que sean los sistemas informáticos y las prácticas de oficina, el trabajo de campo es lo que venden los contratistas, y es donde se ganan y se pierden las batallas por las ganancias. Cuanto más grande sea el negocio, más difícil será evitar las brechas de comunicación entre el campo y la oficina, especialmente cuando se contrata a empleados estacionales.
Por estas razones, las reuniones previas al trabajo son aún más importantes para establecer las expectativas para los empleados estacionales, evaluar sus ideas y actitud y establecer hitos de producción. Tenga cuidado de no tratar a sus trabajadores estacionales como “temporales”: sus aportes y su arduo trabajo son tan valiosos como los de sus techadores a tiempo completo. Con estos consejos interpersonales y algunas soluciones tecnológicas inteligentes, los desafíos laborales estacionales pueden convertirse en oportunidades cuando busca mano de obra calificada a tiempo completo.
