¿Qué formularios necesito para emplear a un contratista independiente?
Autor: Dan Stout | 2 de mayo de 2023
Contratar trabajadores adicionales para aumentar la mano de obra puede parecer como caminar por un campo minado cuando llega la época de los impuestos. Si es como la mayoría de los profesionales de la construcción de techos, en algún momento se ha preguntado: “¿Qué formularios necesito para emplear a un contratista independiente?”. Afortunadamente, con este manual podemos ayudarlo.
Básicamente, hay que tener en cuenta dos tipos de documentos: los formularios oficiales exigidos por el IRS y los contratos necesarios para protegerse a sí mismo y a su empresa.
W-9 y 1096
En lo que respecta al IRS, los únicos documentos que necesita para emplear a un contratista independiente son un W-9 y un 1096. El trabajador debe completar el formulario W-9, que incluye su número de identificación fiscal y sus datos de declaración fiscal. El 1096 se presenta al IRS antes del 31 de enero y resume todos sus pagos 1099 efectuados el año anterior. La página web del IRS ofrece un resumen más completo.
Pero, aunque esos son los únicos formularios que el IRS exige oficialmente, hay otros que también debería presentar. El IRS está al acecho de los empresarios que intentan clasificar a los empleados tradicionales como 1099 para evitar pagar impuestos sobre las nóminas. Es importante que se proteja a sí mismo y a su empresa reuniendo documentación que demuestre que sus contratistas son realmente independientes.
Una buena defensa
Pregunte y verá que no le faltarán opiniones sobre lo que define exactamente a un “contratista independiente”. Pero la única opinión que realmente cuenta es la que dice el IRS al respecto: “La regla general es que un individuo es un contratista independiente si la persona que paga tiene derecho a controlar o dirigir solo el resultado del trabajo y no lo que se hará y cómo se hará”.
Usted debe demostrar que empleó a un contratista independiente para realizar trabajos en techos (o trabajos complementarios de HVAC, soldadura o yeso laminado) según ciertas especificaciones, sin darle instrucciones sobre cómo organizar a sus trabajadores o gestionar sus recursos. Las dos formas más sencillas de establecer esa prueba son redactar un contrato para cada encargo y exigir una factura al contratista antes de realizar un pago.
Es más fácil hacer esto en proyectos de mayor envergadura que en pequeños trabajos puntuales, pero los contratos pueden estructurarse para cubrir trabajos individuales o incluso una serie de pequeños proyectos. Un simple contrato, junto con la factura resultante, constituye un argumento sólido de que su contratista opera de forma independiente y no entra en la clasificación de empleado W-2. Vale la pena el esfuerzo.
Otra forma de asegurarse de que está clasificando correctamente a su trabajador es preguntar al IRS. Puede rellenar un formulario SS-8 para obtener una resolución oficial del IRS sobre el papel de un trabajador. Naturalmente, no es la opción más rápida; el IRS dice que puede llevar hasta seis meses obtener una respuesta. (Para conocer este proceso con más detalle, consulte las instrucciones del IRS).
Si bien la respuesta a la pregunta “¿Qué formularios necesito para emplear a un contratista independiente?” es oficialmente solo un W-9 para empezar y un 1096 al final del año, asegúrese de crear un registro en papel que pueda consultar si es necesario.
