Cómo destacarse en la nueva normalidad: firma digital de contratos
14 de mayo de 2020
El coronavirus ha transformado todos los aspectos del negocio, desde la mayor desinfección y limpieza hasta los requisitos de distanciamiento social. En respuesta a ello, los profesionales de techado están explorando nuevas maneras de realizar las actividades esenciales de forma remota, lo cual incluye la presentación de ofertas de forma electrónica y la firma digital de contratos.
Los profesionales de techado deben invertir en tecnología para preparar y capacitar a sus equipos para que puedan manejar las ofertas y los contratos de forma segura y efectiva a través del correo electrónico o por videoconferencia, dice John Tierney, vicepresidente de Ventas Comerciales de Beacon. “Muchas de las herramientas en las que nos vemos obligados a invertir durante la pandemia se convertirán en una nueva práctica recomendada a implementar en el negocio. Las soluciones digitales son algo que usted puede promocionar y usar como ventaja de venta para hacer que su empresa se destaque del resto con los posibles clientes”, dice Tierney.
Presentación de oferta de forma remota
Los contratistas de techado pueden ofrecer una experiencia de presentación de ofertas sin contacto ya sea enviando un PDF de la oferta por correo electrónico al cliente o mediante el uso de Beacon 3D+. Esta tecnología de vanguardia ayuda a su negocio a brindar una experiencia de ventas “sin contacto” completa. La tecnología no solo usa mediciones exteriores rigurosas para crear una cotización rápida y precisa, sino que también convierte el presupuesto en un pedido calculando automáticamente la cantidad de productos de techado que se necesitan, para que pueda hacer su pedido sin problemas a través de Beacon Pro+. Además, los usuarios de Beacon 3D+ pueden enviar un documento adjunto de la cotización y un modelo 3D del proyecto al cliente por correo electrónico.
Otro aspecto a tener en cuenta durante el proceso de licitación: Muchos contratistas de techado comercial han tenido un repunte en la actividad durante la cuarentena, debido a que los propietarios pidieron que se adelantasen muchos contratos que se tenían que empezar más adelante en el año dado que sus empleados no estaban en el edificio. “Pudieron adelantar esos trabajos siempre y cuando el negocio de techado se considerase una actividad esencial en ese estado”, explica Tierney. “Dodge informa un aumento en el primer trimestre con respecto al año anterior en proyectos que estaban ingresando en las etapas de planificación y licitación. Con estos datos en mente, todos los contratistas que presenten una propuesta a su cliente deben hacer hincapié en la importancia de aceptar y devolver el contrato firmado lo antes posible para tener prioridad en las fechas de inicio del trabajo”.
Revisión del contrato
Muchos contratistas de techado han estado usando el mismo contrato, posiblemente desactualizado, con sus clientes por años. Ahora es un buen momento para pedirle a un abogado que revise esos contratos viejos y los actualice para que reflejen mejor el entorno del negocio de hoy. “Una revisión representa tiempo bien invertido para que un contratista pueda proteger a su gente y a su negocio en estos tiempos sin precedentes”, aconseja Tierney.
Los contratistas también deben considerar incorporar una cláusula de fuerza mayor en sus contratos, que aborde específicamente “pandemias”, “epidemias”, “emergencias de salud pública”, la “suspensión del proyecto”, la “cancelación del proyecto”, las “disposiciones de rescisión”, las “disposiciones de pago adelantado” y la “frustración del fin”. Pida asesoramiento a su abogado sobre la redacción específica.
La entrega temprana permite comenzar a tiempo
A medida que todos los negocios comienzan a abrir, la demanda nacional de servicios de transporte probablemente alcance su máximo. El almacenamiento de material a corto plazo en el sitio de trabajo será la clave para protegerse de cualquier problema de abastecimiento de materiales o transporte.
“Desde luego, esto dependerá de la efectividad con la que la nación pueda sincronizar las fases de apertura de los negocios hasta llegar a un funcionamiento normal. Aunque los fabricantes y distribuidores tengan suficientes materiales, transportar los materiales al sitio de trabajo puede convertirse en un problema si no hay camiones disponibles”, dice Tierney. “Los contratistas deben trabajar con sus clientes para que carguen los materiales del proyecto entre 3 y 4 semanas antes de la fecha de inicio prevista como medida de protección adicional contra imprevistos”.
firma digital de contratos
Una vez que se haya aprobado una oferta para el proyecto y usted haya enviado un contrato actualizado al cliente, podría ser buena idea crear una cuenta en un programa de firma electrónica basado en la nube. De esa manera, podrá firmar el contrato digitalmente sin tener que reunirse en persona. Algunos programas populares incluyen DocuSign, PandaDoc y Eversign. También puede firmar documentos de forma electrónica en Adobe Acrobat si ya tiene ese programa.
Si bien la pandemia ha creado desafíos para muchos negocios, hay tecnología disponible para mantener el flujo de comunicación y permitir que los proyectos se ejecuten de forma eficiente. Ahora es el momento perfecto para que los techadores se adapten a nuevas maneras de llevar a cabo el negocio.
